CONDITIONS GENERALES DE VENTE DU SALON SHIPPING DAYS – 2023/2024

  
Organisateur :
Le Salon Shipping Days est organisé par l’Association SHIPPING DAYS, 141 Boulevard Émile Delmas - Maison du Port -
17000 La Rochelle. SIRET 904 159 126 00013 - Récépissé Déclaration Association W173009587 • Mail : contact@shippingdays.com

Art.1 – Conditions d’admission et de participation
Les organismes désireux d’exposer ont eu connaissance du présent règlement et l’acceptent sans réserve ainsi que ceux établis à titre complémentaire par SHIPPING DAYS et les prescriptions de droit public applicables aux manifestations organisées en France. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles qui peuvent être imposées par les circonstances et que SHIPPING DAYS se réserve le droit de signifier, même verbalement, aux exposants et ce dans l’intérêt de la manifestation.

Art.2 – Formalités d’inscription
L’inscription de l’exposant et du participant s’effectue en ligne sur www.shippingdays.com, avant le 23 FÉVRIER 2024.
Les demandes qui parviendraient après cette date seront inscrites en liste d’attente, dans l’ordre chronologique des demandes d’admission et les emplacements seront alors attribués au prorata des espaces disponibles.
Les Dossiers seront soumis à SHIPPING DAYS qui statuera sur les admissions et, en cas de refus, n’aura pas à motiver la décision qu’elle notifiera au candidat. En aucun cas, le postulant refusé ne pourra prétendre à une indemnité quelconque en se prévalant du fait que son adhésion a été sollicitée par SHIPPING DAYS.

Art.3 – Tarifs de participation
Il est formellement interdit aux exposants, sauf accord avec SHIPPING DAYS, de céder, sous louer ou partager à titre onéreux ou gratuit tout ou partie de leur emplacement. Le montant de la réservation est dû dès l’inscription et elle n’est validée qu’à réception du règlement total TTC. SHIPPING DAYS se réserve le droit de remettre en vente le stand en cas de non paiement du règlement dans le délai accordé. Tous les tarifs pourront être révisés par l’Organisateur si les conditions économiques (augmentation des coûts des matériaux, des matières premières, de la main d’œuvre) subissaient une augmentation sensible entre la date de la demande et la date d’ouverture du salon.

Art.4 – Conditions de paiement 
Les exposants et les participants doivent régler 100% de leur participation totale à réception de facture. Cette somme est à régler comptant par carte bancaire ou par virement bancaire. Au cas où le stand ne serait pas entièrement réglé à la date d'ouverture, SHIPPING DAYS se réserve le droit de disposer de l’emplacement et ne sera pas dans l’obligation de rembourser les exposants des sommes déjà versées.

Art.5 – Annulation
En cas d’annulation survenant par un demandeur EXPOSANT avant le 31 DÉCEMBRE 2023, l’organisateur conserve à titre d’indemnité une somme égale à 50 % de la facture totale. À partir du 1er janvier 2024, la totalité des sommes dues au titre de la réservation sera conservée à titre d'indemnité de rupture.
En cas d’annulation survenant par un demandeur VISITEUR avant le 22 JANVIER 2024, l’organisateur rembourse 100 % de la facture totale. À partir du 23 janvier 2024, la totalité des sommes dues au titre de la réservation sera conservée à titre d'indemnité de rupture.

Art.6 – Installation et décoration des stands
Les exposants prendront les lieux dans l’état où ils les trouveront et devront les laisser dans le même état. Toute détérioration causée du fait de leurs installations et décorations leur sera facturée. Les plans du salon sont établis par SHIPPING DAYS qui répartit les emplacements dans l’ordre des inscriptions, en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés.
Si pour des raisons impératives, SHIPPING DAYS se trouve dans l’obligation de modifier partiellement les emplacements ou installations, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s’engagent à se conformer aux décisions prises.
Il est suggéré aux exposants de réaliser un stand attractif respectant les normes particulières d’agencement des stands. Les stands devront, durant les heures d’ouverture, être en permanence occupés par un représentant de la société exposante (y compris pendant l’heure du déjeuner). Les exposants devront bligatoirement respecter, en ce qui concerne l’aménagement des stands, les dimensions des cloisons indiquées. En cas d’aménagement spécifique, SHIPPING DAYS devra être informé par l’exposant afin de pouvoir conserver l’esprit général de l'événement.
Tous les stands devront être complètement aménagés et les articles exposés mis en place dans les délais prévus. Pour des raisons impératives de sécurité, il n’existe pas de locaux réservés au stockage des emballages, les exposants devront obligatoirement prévoir leur enlèvement avant l’ouverture du salon. Toute infraction à cette clause sera sanctionnée. 
L’aménagement peut commencer à la date indiquée par SHIPPING DAYS. Chaque exposant pourvoit lui-même au transport et à la réception des matériels qui lui sont destinés. Les exposants devront se conformer aux instructions pour la réglementation des entrées et sorties de marchandises et notamment pour la circulation des véhicules de toutes sortes dans l’enceinte du salon.

Art.7 – Tenue des stands
Avant le début de la période d’aménagement, aucun matériel ne peut être introduit dans l’enceinte du salon, aucun colis ou envoi ne peut être reçu. Pendant la période d’aménagement, le matériel pourra être introduit librement sous la seule responsabilité des exposants. Les exposants sont responsables tant du matériel qu’ils exposent que de celui qu’ils ont loué et qui figure sur leur stand. SHIPPING DAYS décline toute responsabilité pour la perte ou la détérioration du matériel loué qui ne serait pas enlevé par les entreprises dans les limites prescrites.
Au cas où un exposant n’aurait pas entièrement libéré son stand à l’heure fixée, il s’engage à payer le complément de la location qui pourrait être réclamé à l’organisateur à titre de majoration de loyer pour occupation de longue durée, sans préjudice des mesures que les propriétaires du lieu se réservent de prendre pour procéder à la libération des locaux.

Art.8 – Démonstrations sonores – bruit
Toutes démonstrations sonores et bruyantes, l’utilisation de sonorisation ou autres sont formellement interdites sur le stand de l’exposant en dehors d’une cabine insonorisée ou d’un lieu fermé répondant à des normes telles qu’aucune gêne ne pourrait être occasionnée pour l’entourage immédiat de l’exposant.

Art.9 – Publicité – Programme – Prospectus
Les coordonnées nécessaires à la rédaction du catalogue officiel seront fournies par les exposants sous leur responsabilité. L’organisateur ne sera en aucun cas responsable des omissions, des erreurs de reproduction, de composition ou autre, qui pourront se produire.
La diffusion des circulaires, brochures, catalogues, imprimés ou objets de toute nature est interdite à l’intérieur comme à l’extérieur du salon. Elle n’est autorisée que sur le propre stand de l’exposant. Les exposants ne pourront s’opposer à ce qu’il soit pris des vues d’ensemble du salon, ni à leur vente.

Art.10– Assurances
SHIPPING DAYS est responsable civilement en sa qualité d’organisateur de manifestations. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s’étendre aux dommages causés par les tiers aux visiteurs ou exposants. Chaque exposant répond de tous les dommages causés à autrui soit par lui-même, soit par son personnel ou ses installations. Il doit être obligatoirement couvert par une police d’assurance responsabilité civile individuelle. L’exposant n’est pas assuré par SHIPPING DAYS contre le vol, l’incendie et le dégât des eaux. Tout exposant doit souscrire une assurance obligatoire en tous dommages pour ses biens propres sur la valeur des installations et contenus exposés pour laquelle SHIPPING DAYS décline toute responsabilité. 
Il doit présenter une attestation d’assurance souscrite auprès d’une compagnie notoire et solvable.

Art.11 – Dispositions diverses
SHIPPING DAYS pourra également modifier les heures et les dates d’ouverture et de fermeture du salon, en diminuer ou en augmenter la durée sans pour cela donner lieu à aucune demande d’indemnité. SHIPPING DAYS aura le droit de statuer sur tous les cas prévus au présent règlement. Toutes les décisions seront prises sans appel et immédiatement exécutoires. Toute infraction à l’une quelconque des clauses du présent règlement pourra entraîner l’exclusion immédiate, temporaire ou définitive de l’exposant contrevenant sans que ce dernier puisse prétendre à aucun remboursement ou compensation. 

Art.12 – Force majeure
Dans le cas où, pour une raison de force majeure (conditions météorologiques très mauvaises, événements exceptionnels type grèves, virus, attentats...), le salon ne peut avoir lieu, les exposants s’engagent à ne réclamer aucune indemnité aux organisateurs. L'ensemble des sommes déjà versées ou exigibles à la date d'annulation resteront la propriété de SHIPPING DAYS pour paiement des dépenses déjà engagées, les sommes restantes seront réparties entre les exposants au prorata des sommes versées, sans qu’ils puissent exercer un recours à quelque titre que ce soit contre l’organisateur.

Art.13 – Tribunal compétent
En cas de contestation, le Tribunal de Commerce de La Rochelle est seul compétent, le texte en langue française du présent règlement faisant foi.